Modèle de charte informatique : les règles que tout le monde signe
Un modèle de charte informatique en langage clair, pour une TPE ou une PME. Copiez-le, gardez ce qui correspond à votre entreprise, supprimez le reste. Gratuit, sans inscription.
Avant de l’utiliser
- Remplacez chaque [crochet] par la réalité de votre entreprise, et supprimez les sections qui ne vous correspondent pas. Une règle que personne n’applique affaiblit toutes les autres.
- Chaque règle est vraie aujourd’hui, ou décidée avec une date. « À compter du 1er décembre, la messagerie demandera un second facteur » vaut mieux qu’un idéal recopié.
- Choisissez la voie juridique. Si vous avez un règlement intérieur (obligatoire à partir de 50 salariés), la charte qui fixe des règles disciplinaires s’y annexe et suit la même procédure : avis du CSE s’il existe, envoi à l’inspection du travail, entrée en vigueur au moins un mois après la publicité. Sinon, c’est un document d’information.
- Ne décrivez que le contrôle qui existe vraiment (prise en main à distance, filtrage, journaux), et informez les salariés avant toute collecte. Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le CSE est consulté sur ces moyens avant leur mise en place.
- Pour des sanctions, faites relire la charte par un avocat en droit social.
Le modèle
Charte informatique de [Entreprise]
1. Objet et champ d’application. Cette charte fixe les règles d’utilisation des outils informatiques de [Entreprise] et les mesures de sécurité en place, pour protéger les données de nos clients et la continuité de notre activité. Elle s’applique à toute personne qui utilise ces outils : salariés, apprentis, stagiaires et intervenants extérieurs disposant d’un accès. Elle couvre les ordinateurs, les comptes, la messagerie, le réseau, les logiciels ([Microsoft 365 / Google Workspace], [logiciel métier]) et les téléphones utilisés pour le travail. [Elle est annexée au règlement intérieur. / Elle a pour objet d’informer chacun des règles et des mesures de sécurité.]
2. Vos comptes et mots de passe. Chaque compte est personnel. Ne communiquez jamais votre mot de passe, y compris à un collègue ou à la direction. Utilisez un mot de passe différent pour chaque service, [enregistré dans le gestionnaire de mots de passe fourni]. La connexion à [la messagerie] demande un second facteur (code sur téléphone ou clé) [depuis le / à compter du] [date].
3. Votre poste et vos appareils. Verrouillez votre écran quand vous vous absentez. N’installez pas de logiciel sans l’accord de [nom ou prestataire]. Acceptez les mises à jour quand elles vous sont proposées. Signalez immédiatement la perte ou le vol d’un ordinateur ou d’un téléphone à [nom], au [téléphone].
4. Messagerie, hameçonnage et virements. Un courriel inattendu qui demande de cliquer, de saisir un mot de passe ou de payer est suspect, même s’il semble venir d’un collègue ou d’un client. Transférez-le à [adresse ou nom] sans cliquer. Aucun changement de coordonnées bancaires d’un fournisseur ou d’un client n’est fait sur la base d’un courriel : rappelez l’interlocuteur à un numéro déjà connu.
5. Données des clients et documents. Les documents de travail sont enregistrés sur [serveur, SharePoint, Drive]. Ils ne sont pas stockés sur une messagerie personnelle, une clé USB personnelle ou un service en ligne personnel. Pour envoyer des fichiers volumineux, utilisez [outil autorisé].
6. Internet et usage personnel. Un usage personnel raisonnable de la messagerie et d’Internet est toléré, s’il ne gêne pas l’activité et respecte la loi. Les contenus illicites sont interdits.
7. Outils d’intelligence artificielle. N’entrez pas de données de clients, de salariés ou d’informations confidentielles dans un outil d’IA non validé par [Entreprise]. Les outils autorisés sont : [liste].
8. Travail à distance. L’accès à distance se fait uniquement par [VPN, accès Microsoft 365 avec second facteur]. Sur un réseau public, [utilisez le partage de connexion de votre téléphone / le VPN].
9. Ce que fait l’entreprise : administration et contrôle. [Ne garder que ce qui existe.] Notre prestataire informatique [nom] peut prendre la main à distance sur votre poste pour vous assister, avec votre accord à chaque session. [Les connexions à Internet sont filtrées pour bloquer les sites malveillants ; les journaux sont conservés [durée].] Ces mesures servent à la sécurité et au bon fonctionnement des outils. Vous pouvez exercer vos droits sur vos données auprès de [contact] et saisir la CNIL.
10. Signaler un incident. Tout incident ou doute (courriel suspect, perte de téléphone, message inhabituel, fichiers qui deviennent illisibles) est signalé immédiatement à [nom], au [téléphone]. N’essayez pas de régler seul le problème. Mieux vaut une fausse alerte qu’un silence.
11. Départ de l’entreprise. À votre départ, vous rendez le matériel confié. Vos comptes sont fermés le [jour du départ]. Vous ne conservez aucune copie des données de l’entreprise.
12. Sanctions. [Voie « annexe au règlement intérieur » uniquement : le non-respect de la charte peut entraîner les sanctions prévues par le règlement intérieur. Sinon, supprimez cette section.]
13. Adoption et révision. Approuvée par [nom, fonction] le [date]. [Avis du CSE le [date].] Entrée en vigueur le [date]. Prochaine révision : [date].
Ce que QoBot ajoute
QoBot part de ce modèle, vous pose les questions qui décident de la procédure, et rédige une charte qui ne contient que des règles vraies chez vous, avec vos outils et vos interlocuteurs. Il crée ensuite une action par formalité : signature, avis du CSE si besoin, information des salariés.
Adapter la charte : qui fait quoi
Ce que fait QoBot
- Vous pose les cinq questions qui décident de la procédure : effectif, règlement intérieur, CSE, contrôle réellement en place, signataire.
- Ne garde que les règles vraies chez vous aujourd'hui, ou décidées avec une date.
- Nomme vos outils et vos personnes : Microsoft 365, votre logiciel métier, votre prestataire.
- Crée une action par formalité, avec un responsable.
Ce que fait votre équipe
- Répondre aux questions et choisir les règles.
- Faire signer la charte par la direction.
- Accomplir les formalités et informer chaque salarié.
La charte de la Menuiserie Durand est prête : 10 sections gardées, 2 supprimées car elles ne correspondent pas à votre entreprise. Avant qu'elle s'applique :
- Vous: relire et signer la charte v1 · ~15 minVotre accord
- Nadia (assistante de direction): l'envoyer aux 14 salariés avec le courriel d'accusé de lecture · courriel rédigé · ~10 minÀ vous
Questions fréquentes
La charte informatique est-elle obligatoire ?
Aucune loi ne l'impose en tant que telle. Ce que la loi encadre, c'est le règlement intérieur (obligatoire à partir de 50 salariés), les documents qui le complètent, et le contrôle de l'activité des salariés. Une charte qui prévoit des sanctions ou décrit un contrôle doit suivre ces règles.
Peut-on sanctionner un salarié sur la base de la charte ?
Si elle est annexée au règlement intérieur et adoptée selon la même procédure (avis du CSE, envoi à l'inspection du travail, entrée en vigueur au moins un mois après la publicité), elle peut fonder une sanction. Sans règlement intérieur, faites vérifier la voie par un avocat en droit social avant d'en dépendre.
La faire signer suffit-il ?
La signature prouve que le salarié a été informé. Elle ne remplace pas la procédure du règlement intérieur quand la charte contient des règles disciplinaires.
Peut-on l'écrire en anglais ?
Pas pour des salariés en France : un document qui fixe des obligations aux salariés est rédigé en français. Une traduction peut y être jointe.
Sources
- Code du travail, article L1321-5Documents qui complètent le règlement intérieurTexte officiel
- Code du travail, article L1321-4Avis du CSE, inspection du travail, entrée en vigueurTexte officiel
- Code du travail, article L1321-6Documents rédigés en françaisTexte officiel
- Code du travail, articles L1121-1 et L1222-4Restrictions proportionnées, information préalable des salariésTexte officiel
- Code du travail, article L2312-38Consultation du CSE sur les moyens de contrôle (50 salariés et plus)Texte officiel
- CNIL : les outils informatiques au travailInformation des salariés sur le contrôlePage officielle
Cette page explique les règles simplement. Ce n'est pas un conseil juridique : pour un cas limite, demandez à un avocat. Signaler une erreur