Modèle de charte informatique : les règles que tout le monde signe
Un modèle de charte informatique en langage clair, pour une TPE ou une PME. Copiez-le, gardez ce qui correspond à votre entreprise, supprimez le reste. Gratuit, sans inscription.
Avant de l’utiliser
- Remplacez chaque [crochet] par la réalité de votre entreprise, et supprimez les sections qui ne vous correspondent pas. Une règle que personne n’applique affaiblit toutes les autres.
- Gardez des règles déjà appliquées, ou décidées avec une date. « À compter du 1er décembre, la messagerie demandera une double authentification » vaut mieux qu’un idéal recopié.
- Choisissez le statut de la charte. Si vous avez un règlement intérieur (obligatoire à partir de 50 salariés) et que la charte fixe des règles disciplinaires, elle lui est annexée et suit la même procédure : avis du CSE s’il existe, envoi à l’inspection du travail, entrée en vigueur au moins un mois après la publicité. Sinon, c’est un document d’information.
- Décrivez seulement les contrôles qui existent vraiment (prise en main à distance, filtrage, journaux), et informez les salariés avant toute collecte. Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le CSE est consulté sur ces moyens avant leur mise en place.
- Si la charte prévoit des sanctions, faites-la relire par un avocat en droit social.
Le modèle
Charte informatique de [Entreprise]
1. Objet et champ d’application. Cette charte fixe les règles d’utilisation des outils informatiques de [Entreprise] et les mesures de sécurité en place, pour protéger les données de nos clients et assurer la continuité de notre activité. Elle s’applique à toute personne qui utilise ces outils : salariés, apprentis, stagiaires et intervenants extérieurs disposant d’un accès. Elle couvre les ordinateurs, les comptes, la messagerie, le réseau, les logiciels ([Microsoft 365 / Google Workspace], [logiciel métier]) et les téléphones utilisés pour le travail. [Elle est annexée au règlement intérieur. / Elle a pour objet d’informer chacun des règles et des mesures de sécurité.]
2. Vos comptes et mots de passe. Chaque compte est personnel. Ne communiquez jamais votre mot de passe, y compris à un collègue ou à la direction. Utilisez un mot de passe différent pour chaque service, [enregistré dans le gestionnaire de mots de passe fourni]. La connexion à [la messagerie] passe par une double authentification (code sur votre téléphone ou clé de sécurité) [depuis le / à compter du] [date].
3. Votre poste et vos appareils. Verrouillez votre écran quand vous vous absentez. N’installez pas de logiciel sans l’accord de [nom ou prestataire]. Acceptez les mises à jour quand elles vous sont proposées. Signalez immédiatement la perte ou le vol d’un ordinateur ou d’un téléphone à [nom], au [téléphone].
4. Messagerie, hameçonnage et virements. Un courriel inattendu qui demande de cliquer, de saisir un mot de passe ou de payer est suspect, même s’il semble venir d’un collègue ou d’un client. Transférez-le à [adresse ou nom] sans cliquer. Ne modifiez jamais les coordonnées bancaires d’un fournisseur ou d’un client sur la seule foi d’un courriel : rappelez votre interlocuteur à un numéro que vous connaissez déjà.
5. Données des clients et documents. Les documents de travail sont enregistrés sur [serveur, SharePoint, Drive]. Ne les conservez jamais sur un outil personnel (messagerie, clé USB, stockage en ligne). Pour envoyer des fichiers volumineux, utilisez [outil autorisé].
6. Internet et usage personnel. Un usage personnel raisonnable de la messagerie et d’Internet est toléré, s’il ne gêne pas l’activité et respecte la loi. Les contenus illicites sont interdits.
7. Outils d’intelligence artificielle. N’entrez aucune donnée de client ou de salarié, ni aucune information confidentielle, dans un outil d’IA que [Entreprise] n’a pas validé. Les outils autorisés sont : [liste].
8. Travail à distance. L’accès à distance se fait uniquement par [VPN, accès Microsoft 365 avec second facteur]. Sur un Wi-Fi public, [utilisez le partage de connexion de votre téléphone / le VPN].
9. Ce que fait l’entreprise : administration et contrôle. [Ne garder que ce qui existe.] Notre prestataire informatique [nom] peut prendre la main à distance sur votre poste pour vous assister, avec votre accord à chaque session. [Les connexions à Internet sont filtrées pour bloquer les sites malveillants ; les journaux sont conservés [durée].] Ces mesures servent à la sécurité et au bon fonctionnement des outils. Vous pouvez exercer vos droits sur vos données auprès de [contact] et adresser une réclamation à la CNIL.
10. Signaler un incident. Signalez immédiatement tout incident ou doute (courriel suspect, perte de téléphone, message inhabituel, fichiers qui deviennent illisibles) à [nom], au [téléphone]. N’essayez pas de régler seul le problème. Mieux vaut une fausse alerte qu’un silence.
11. Départ de l’entreprise. À votre départ, vous rendez le matériel confié. Vos comptes sont fermés le [jour du départ]. Vous ne conservez aucune copie des données de l’entreprise.
12. Sanctions. [Voie « annexe au règlement intérieur » uniquement : le non-respect de la charte peut entraîner les sanctions prévues par le règlement intérieur. Sinon, supprimez cette section.]
13. Adoption et révision. Approuvée par [nom, fonction] le [date]. [Avis du CSE le [date].] Entrée en vigueur le [date]. Prochaine révision : [date].
Ce que QoBot ajoute
QoBot rédige la charte pour votre entreprise, à partir de ce qu’il sait déjà d’elle : vos postes et vos comptes, les outils de chaque équipe, votre prestataire et vos interlocuteurs, et les règles déjà en vigueur (une ancienne charte, le règlement intérieur, un accord de télétravail). Chaque règle décrit ce qui se passe vraiment chez vous, ou un changement décidé avec une date. QoBot ne vous demande que ce qu’il ne peut pas savoir.
Votre situation est peut-être plus compliquée : plusieurs sociétés, un atelier où les machines partagent un même compte, des intervenants qui travaillent sur leur propre ordinateur, des règles héritées d’un rachat. QoBot démêle tout ça. Il propose une charte commune avec une annexe par société ou par site, ou des chartes distinctes quand les règles sont trop différentes, et vous signale les règles qui se contredisent pour que vous choisissiez.
Il découpe ensuite l’adoption en actions courtes, une par formalité et par société, chacune avec un responsable : signature, avis du CSE si besoin, information des salariés.
Adapter la charte : qui fait quoi
Ce que fait QoBot
- Part de ce qu'il sait déjà de votre entreprise : vos postes et vos comptes, vos outils, la façon de travailler de chaque équipe, votre prestataire et les règles déjà en vigueur.
- Ne vous pose que les questions qui manquent pour choisir la procédure : effectif, règlement intérieur, CSE, contrôles réellement en place, signataire.
- Ne garde que les règles déjà appliquées chez vous, ou décidées avec une date.
- Gère les cas compliqués (plusieurs sociétés, comptes partagés à l'atelier, règles héritées d'un rachat) et découpe la charte quand un seul texte ne peut pas convenir à tout le monde.
- Crée une action par formalité, avec un responsable.
Ce que fait votre équipe
- Répondre aux questions et choisir les règles.
- Faire signer la charte par la direction.
- Accomplir les formalités et informer chaque salarié.
La charte de la Menuiserie Durand est prête : 10 sections gardées, 2 supprimées car elles ne correspondent pas à votre entreprise, et le télétravail reprend les règles que votre équipe applique déjà. Avant son entrée en vigueur :
- Vous: relire et signer la charte v1 · ~15 minVotre accord
- Nadia (assistante de direction): l'envoyer aux 14 salariés avec une demande d'accusé de lecture · courriel rédigé · ~10 minÀ vous
Questions fréquentes
La charte informatique est-elle obligatoire ?
Aucune loi ne l'impose en tant que telle. La loi encadre en revanche le règlement intérieur (obligatoire à partir de 50 salariés), les documents qui le complètent, et le contrôle de l'activité des salariés. Une charte qui prévoit des sanctions ou décrit un contrôle doit suivre ces règles.
Peut-on sanctionner un salarié sur la base de la charte ?
Si elle est annexée au règlement intérieur et adoptée selon la même procédure (avis du CSE, envoi à l'inspection du travail, entrée en vigueur au moins un mois après la publicité), elle peut fonder une sanction. Sans règlement intérieur, consultez un avocat en droit social avant de vous appuyer sur la charte pour sanctionner.
Suffit-il de la faire signer ?
La signature prouve que le salarié a été informé. Elle ne remplace pas la procédure du règlement intérieur quand la charte contient des règles disciplinaires.
Peut-on l'écrire en anglais ?
Pas pour des salariés en France : un document qui fixe des obligations aux salariés doit être rédigé en français. Une traduction peut y être jointe.
Sources
- Code du travail, article L1321-5Documents qui complètent le règlement intérieurTexte officiel
- Code du travail, article L1321-4Avis du CSE, inspection du travail, entrée en vigueurTexte officiel
- Code du travail, article L1321-6Documents rédigés en françaisTexte officiel
- Code du travail, articles L1121-1 et L1222-4Restrictions proportionnées, information préalable des salariésTexte officiel
- Code du travail, article L2312-38Consultation du CSE sur les moyens de contrôle (50 salariés et plus)Texte officiel
- CNIL : les outils informatiques au travailInformation des salariés sur le contrôlePage officielle
Cette page explique les règles simplement. Ce n'est pas un conseil juridique : pour un cas limite, demandez à un avocat. Signaler une erreur