Répondre à un questionnaire de sécurité sans dire oui à tout
Un client, un assureur ou une banque vous envoie un long questionnaire de sécurité et une échéance. QoBot rédige les réponses à partir de vos preuves, ne vous demande que ce qu'il ne peut pas savoir, et transforme chaque écart en action datée.
Les réponses de Lebrun Transports au questionnaire du distributeur sont rédigées : 187 sur 212 tirées de vos documents, 14 demandent une information de votre part, 11 sont des écarts honnêtes avec une date. Avant vendredi :
- Sophie (exploitation): confirmer la date de la dernière restauration de sauvegarde · ~10 minÀ vous
- Karim (prestataire informatique): envoyer le rapport sur la double authentification des comptes admin · demande rédigée · ~15 minÀ vous
- Vous: valider les réponses et la note sur la clause de notification sous 24 h · ~20 minVotre accord
Répondre à un questionnaire : qui fait quoi
Ce que fait QoBot
- Lit le fichier tel que vous l'avez reçu (XLSX, DOCX, PDF) et regroupe des centaines de questions en quelques thèmes, à traiter l'un après l'autre.
- Répond à partir de ce qu'il sait de votre entreprise : vos politiques, vos preuves, vos outils, et vos anciennes réponses, après avoir vérifié qu'elles sont toujours vraies.
- Vous demande les informations manquantes, un thème à la fois, en langage clair, et rédige la question pour votre prestataire informatique.
- Signale les clauses qui vous engagent, comme l'obligation de signaler un incident sous 24 heures.
- Transforme chaque écart en action, avec un responsable et une date.
Ce que fait votre équipe
- Confirmer ce que vous seul savez : vos outils, vos équipes, ce qui a vraiment été fait. QoBot retient vos réponses et s'en sert seul au questionnaire suivant.
- Valider la formulation de chaque écart et de chaque engagement.
- Envoyer vous-même les réponses, avec les pièces jointes que vous choisissez.
Pourquoi vous recevez ces questionnaires
Les clients contrôlent leurs fournisseurs. Un distributeur, une banque, un hôpital ou un constructeur vous envoie un questionnaire de sécurité fournisseur : parfois quelques dizaines de questions, souvent quelques centaines, avec une échéance qui ne bouge pas. Les organisations concernées par NIS2 doivent gérer la sécurité de leur chaîne d’approvisionnement, et le RGPD leur demande de choisir des sous-traitants qui offrent des garanties suffisantes. Ces questionnaires vont donc continuer d’arriver.
La plupart des questions reviennent d’un client à l’autre : double authentification, sauvegardes, postes, messagerie, fournisseurs, incidents, politiques. Le travail consiste à retrouver la preuve, formuler la réponse et rester honnête sur ce qui n’est pas encore fait.
Comment QoBot répond
- Lit le questionnaire dans son format d’origine et vous le résume en trois lignes : qui demande, combien de questions, pour quand.
- Trie les questions par thème et réutilise vos anciennes réponses, après avoir vérifié qu’elles sont toujours vraies. Quand la bonne réponse n’est pas la même d’une société ou d’un site à l’autre, il le précise dans la réponse.
- Rédige chaque réponse à partir de votre espace de travail. Chaque réponse s’appuie sur un document ou sur une déclaration de votre part (notée avec son auteur et sa date). Sinon, elle est signalée comme un écart.
- Demande ce qui manque, thème par thème, en langage clair. Si vous ne savez pas, il rédige la question pour votre prestataire informatique.
- Signale les engagements. Certaines lignes sont des clauses, comme « Nous notifier tout incident sous 24 heures ». QoBot vous dit à quoi elles vous engagent et si vous pouvez les tenir aujourd’hui.
- Transforme les écarts en actions, avec un responsable et une date, et repère ce que vous pouvez régler avant l’échéance.
- Reporte les réponses dans le fichier, après votre validation. C’est vous qui l’envoyez.
La règle d’or : chaque « oui » doit être justifié
| Situation | Réponse |
|---|---|
| Un rapport montre la double authentification sur les 27 comptes | Oui. Activée pour les 27 comptes (rapport disponible sur demande). |
| Double authentification sur 4 comptes sur 27 | Partiellement : active pour les comptes administrateurs (4 sur 27). Extension à tous les utilisateurs prévue d’ici le 30/11/2026. |
| « Je crois que notre prestataire l’a fait » | En cours de vérification ; nous confirmerons d’ici la date que vous fixez. |
| Pas en place, rien de prévu | Non. Cette mesure n’est pas en place à ce jour. |
Un écart honnête et daté inspire plus confiance qu’un oui vague, et il vous donne un plan. Le questionnaire suivant part alors de réponses plus solides.
Chaque questionnaire prépare le suivant
QoBot garde chaque fait que vous confirmez, chaque formulation que vous validez et chaque preuve que vous joignez, avec son auteur et sa date. Le questionnaire suivant part de cette bibliothèque : QoBot répond à ce qu’il sait déjà, ne vous interroge que sur ce qui a changé, et vous validez avant d’envoyer.
Questions fréquentes
Je peux répondre oui à tout ?
Non. Un faux oui peut vous faire perdre le client au premier audit, vous mettre en défaut sur un contrat ou compromettre une indemnisation de votre assureur. Un « pas encore, prévu pour mars » fait rarement capoter une affaire. QoBot n'écrit « oui » que s'il s'appuie sur un document ou sur une déclaration de votre part.
Quels formats QoBot accepte-t-il ?
Tableurs, documents Word et PDF. QoBot répond dans la langue du questionnaire et vous rend un fichier dans le format reçu, ou une grille de réponses quand l'original est un PDF.
Nos données quittent-elles l'ordinateur ?
Votre espace de travail reste sur votre ordinateur. QoBot passe par le fournisseur d'IA que vous avez choisi, sous votre propre compte. Les pièces jointes et les preuves ne sortent de votre poste qu'avec votre accord, une par une.
Le formulaire d'un assureur, c'est différent ?
C'est une déclaration : la règle d'honnêteté compte encore plus. Voir assurance cyber.
Sources
- Directive (UE) 2022/2555 (NIS2), article 21, paragraphe 2, point d)EUR-Lex · sécurité de la chaîne d'approvisionnement : pourquoi les clients interrogent leurs fournisseursTexte officiel
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), articles 28 et 32EUR-Lex · garanties des sous-traitants et sécurité du traitementTexte officiel
Cette page explique les règles simplement. Ce n'est pas un conseil juridique : pour un cas limite, demandez à un avocat. Signaler une erreur